Los Expedientes Electrónicos de INTEGRADOC eliminan los principales inconvenientes del formato papel. Lo que se traduce en ahorros inmediatos y eficiencia en la gestión.
¿Dónde está? ¿Bajo qué estatus? ¿Quiénes interactuaron sobre el expediente? Nuestra solución monitorea en todo momento, el estado y la situación de cada expediente
INTEGRADOC es una herramienta probada, que cumple con la normativa vigente de Expedientes Electrónicos y Firma Electrónica
Expediente electrónico
En su forma tradicional, el expediente consiste en un legajo de documentos en papel, muchas veces voluminoso, que se traslada de forma permanente entre las oficinas y funcionarios involucrados en el proceso.
La solución de Expedientes Electrónicos de INTEGRADOC mantiene el espíritu de esta forma documental tradicional pero elimina los principales inconvenientes asociados al papel. Le pone fin al traslado, extravío y deterioro de papeles, la eliminación de fojas, el acceso a documentos no autorizados y la pérdida de confidencialidad.
Nuestra solución lleva como sello la trazabilidad de cada documento. En todo momento del proceso es posible conocer dónde está cada expediente, bajo qué estatus, quienes interactuaron sobre él.
Analítica de gestión
Utilizando herramientas de Business Intelligence es posible analizar y evaluar la gestión de cada organismo y de cada tipo de expediente de forma global. ¿Cuánto tiempo tramitar un tipo de expediente? ¿Qué oficina tiene más trabajo asignado o atrasado? ¿Dónde se encuentran los principales cuellos de botella?
La capacidad análitica de nuestra solución es una herramienta vital para tomar mejores decisiones. Decisiones que impactan directamente sobre la eficiencia y la transparencia de la gestión pública.
Gobierno electrónico
Nuestra solución es un paso fundamental en la construcción del gobierno electrónico.
Por un lado, acerca el Estado a los ciudadanos. Las personas pueden interactuar con los organismos públicos de forma remota, en el momento que lo deseen y monitorear, en línea, el estado de su expediente en tiempo real desde el sitio web del organismo y hasta proveer información que les sea requerida sin moverse de sus casas.
Por otro, los funcionarios pueden trabajar simultáneamente, analizando la información del expediente y creando actuaciones individuales desde cualquier punto geográfico. Se incrementa además la colaboración de diferentes equipos de trabajo y se eliminan las barreras entre diferentes oficinas y organismos del Estado.
Algunas características de los expedientes electrónicos
Validez
Nuestros protocolos de autorización y firma electrónica permiten pasar del papel al soporte digital con todas las garantías de calidad y validez.
Descentralización
Habilitamos la interacción de usuarios y documentos ubicados en cualquier punto. Se evitan los traslados y se fomenta el trabajo colaborativo o remoto.
Seguridad
Garantizamos la integridad de cada documento. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. Al centralizar la información, se facilita y mejora la calidad de los respaldos.
Multiplataforma
La solución trabaja con cualquier base de datos, sistema operativo y navegador de Internet. Se adapta a la realidad tecnológica de cada cliente.
Repositorio único
Se evita tener diferentes lugares donde buscar información. Todo se concentra en INTEGRADOC. Además, los usuarios pueden incorporar archivos en múltiples formatos y realizar búsquedas en sus contenidos.
Alertas
La herramienta gestiona y automatiza vencimientos, plazos cumplidos, demoras y emite alertas a cada usuario.
CND
La CND fue uno de los primeros organismos públicos en migrar todos sus trámites al formato digital. A su vez, en 2012 obtuvo el Premio a la Transparencia, otorgado por AGESIC y Presidencia de la República. El premio reconoce la labor de CND e INTEGRADOC para dar cumplimiento a la Ley de Derecho de Acceso a la Información Pública, utilizando un módulo desarrollado especialmente con esta finalidad.
Leer másBeneficios
Transparencia
Información en tiempo real sobre el estado de cada documento, trazabilidad completa sobre quién, cuándo y qué hizo. Herramientas fundamentales para una gestión más transparente.
Ahorro
Papelería e impresión, traslados entre oficinas o ciudades, tiempos de espera, almacenamiento y preservación del papel. Los ahorros son múltiples y cuantificables.
Eficiencia
Se estima que los profesionales pasan el 50% de su tiempo buscando información. Buscar instantáneamente en los contenidos, incluyendo archivos adjuntos, optimiza la gestión interna.
Mejora continua
Medir automáticamente cómo están funcionando los procesos (tiempo, volumen de documentos manejados) y generar indicadores de rendimiento objetivos, permite mejorar los procesos continuamente.
Productividad
Automatizando tareas repetidas y manuales se promueve una mejora en la calidad del empleo y en la motivación. El trabajo colaborativo y en equipo permite alcanzar objetivos más desafiantes en menos tiempo.
Gestión del conocimiento
Hacer llegar a las personas los documentos que necesitan para trabajar, en el momento y forma precisa.
