Ahorros en papel y traslados. Canales de comunicación más cercanos con docentes y alumnos. Trabajo colaborativo y remoto.
Manejar adecuadamente los flujos de documentos es una herramienta vital para asegurar la calidad de los procesos y la eficiencia de los centros educativos
Focalice los esfuerzos en la creación y la gestión del conocimiento, apalancándose en la automatización de las tareas administrativas
Educación
Un común denominador del sector educativo es el flujo de documentos: con alumnos, docentes, bedelías y unidades académicas, áreas administrativas, proveedores. Universidades medianas y grandes así como otros centros de aprendizaje manejan diariamente enormes volúmenes de información en papel, correos electrónicos, hojas de cálculo, plantillas y múltiples procesos paralelos.
Nuestra solución, especialmente adaptada a la gestión en la Educación, está diseñada para fortalecer la mejora continua de un sector vital para toda la sociedad. Promueve la automatización de tareas administrativas de todo tipo y permite focalizar esfuerzos en la creación y gestión del conocimiento.
¿Sus principales beneficios? La disminución significativa de los tiempos implicados en cada trámite: cada persona recibe el trabajo que debe realizar. Se generan enormes ahorros en papel y traslados. A su vez, se fortalecen los canales de comunicación con alumnos y docentes, lo que permite generar una relación más cercana. A todos estos beneficios se suma la posibilidad de monitorear y evaluar los procesos diarios con reportes pre configurados y listos para usar desde el primer día.
Estos son algunos de los procesos instrumentados en clientes de este sector:
• Legajos de Alumnos: currículum, documentos personales.
• Solicitudes de Reválidas: documentación y resolución adoptada.
• Postulación de Docentes: recepción de curriculums y evaluación.
• Designación de Docentes: proceso con múltiples niveles de aprobación.
• Coordinación de Actividades: planificación, presupuestación y aprobación de actividades especiales (Jornadas Académicas, Viajes, Ponencias).
• Acciones correctivas y preventivas en políticas de calidad.
• Compras: solicitudes y autorizaciones de múltiples niveles.
• Contratos con proveedores, condiciones, versiones, renovaciones.
• Nuevas carreras: recepción de ideas, evaluación y desarrollo.
• Solicitudes de Títulos: revisión de requisitos y seguimiento hasta la entrega al alumno.
• Reporte Anual de Profesores de Alta Dedicación (PADs): Proceso mediante el cual los PADs de la universidad envían sus informes de producción académica, publicaciones, logros.
Algunas características de los trámites electrónicos
Validez
Nuestros protocolos de autorización y firma electrónica permiten pasar del papel al soporte digital con todas las garantías de calidad y validez.
Descentralización
Habilitamos la interacción de usuarios y documentos ubicados en cualquier punto. Se evitan los traslados y se fomenta el trabajo colaborativo o remoto.
Seguridad
Garantizamos la integridad de cada documento. No es posible que se extravíen páginas o se las elimine sin que haya registro sobre quién y cuándo sucedió. Al centralizar la información, se facilita y mejora la calidad de los respaldos.
Multiplataforma
La solución trabaja con cualquier base de datos, sistema operativo y navegador de Internet. Se adapta a la realidad tecnológica de cada cliente.
Repositorio único
Se evita tener diferentes lugares donde buscar información. Todo se concentra en INTEGRADOC. Además, los usuarios pueden incorporar archivos en múltiples formatos y realizar búsquedas en sus contenidos.
Alertas
La herramienta gestiona y automatiza vencimientos, plazos cumplidos, demoras y emite alertas a cada usuario.
Universidad Católica
La Universidad Católica promueve la eficiencia y la mejora continua de su gestión. Implementa trámites y procesos internos 100% electrónicos desde 2012, que le permiten generar ahorros importantes en tiempo y dinero.
Además, mejora la relación y simplifica los procesos entre áreas administrativas y académicas, estudiantes y docentes.
